FAQ

Salam Keterbukaan Informasi

Berikut beberapa pertanyaan dan jawaban tentang e-PPID serta hal-hal terkait pengelolaan dan pelayanan informasi di KPU Kabupaten Trenggalek

 

1. Apakah e-PPID itu?

e-PPID merupakan sarana pelayanan dan penyediaan informasi publik secara online.

 

2. Apa saja pelayanan yang disediakan oleh e-PPID?

Pertama, pelayanan atas permohonan informasi. Kedua, pelayanan atas keberatan pemohon informasi. Ketiga, pelayanan untuk mengetahui status permohonan informasi.

 

3. Apa saja kategori informasi publik yang disediakan di e-PPID?

Secara umum, kategorinya terbagi menjadi tiga. Pertama, informasi yang wajib diumumkan berkala. Kedua, informasi yang wajib diumumkan serta merta. Ketiga, informasi yang wajib tersedia setiap saat.

 

4. Apakah e-PPID merupakan bank data KPU?

​e-PPID bukan bank data KPU Kabupaten Trenggalek, karena tujuannya untuk melayani permohonan dan menyediakan informasi publik sesuai kategori UU KIP, bukan untuk mengumpulkan semua informasi/dokumen di KPU Kabupaten Trenggalek. Karena itu, sebagian informasi yang diumumkan, merupakan informasi yang kami link-an (kaitkan) pada situs KPU Kabupaten Trenggalek.

 

5. Siapa yang dapat mengajukan permohonan informasi publik melalui e-PPID?

Setiap warga negara dan/atau badan hukum Indonesia sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

 

6. Apakah Warga Negara Asing dapat meminta informasi melalui e-PPID?

Pada dasarnya informasi yang bersifat terbuka dan telah diumumkan dapat diakses oleh siapa saja, termasuk warga negara asing. Adapun informasi yang terbuka namun tidak diumumkan (tersedia setiap saat), maka KPU Kabupaten Trenggalek  akan menanyakan secara detil alasan permintaan tersebut.

 

7. Apakah publik dapat mengajukan permohonan informasi ke e-PPID KPU Kabupaten Trenggalek?

Ya, publik dapat mengajukan pemohon informasi melalui e-PPID  Kabupaten Trenggalek. Selain itu, publik juga dapat mengajukan permohonan informasi melalui email, melalui telepon, atau datang langsung ke kantor KPU Kabupaten Trenggalek. Jika ada kendala teknis, KPU Kabupaten Trenggalek bersedia membantu tentang tata cara pengajuan permohoman informasi publik pada hari dan jam kerja.

 

8. Bagaimana cara mengajukan permohonan informasi melalui e-PPID?

  1. Melakukan registrasi pemohon terlebih dahulu pada aplikasi e-PPID KPU Kabupaten Trenggalek melalui menu Permohonan Informasi, sub-menu Registrasi Pemohon;
  2. Melengkapi kolom yang telah disediakan dan melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan;
  3. Apabila data pemohon sudah lengkap, pemohon akan menerima email konfirmasi dari PPID, bahwa pemohon sudah terdaftar dan telah bisa mengajukan permohonan informasi.

 

9. Apakah persyaratan pengajuan permohonan informasi, termasuk melalui e-PPID?

Melampirkan bukti identitas diri seperti Kartu Tanda Penduduk untuk pemohon dari individu atau Akta Pendirian Badan Hukum untuk pemohon dari badan hukum.

 

10. Berapa lama pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik?

Tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat diperpanjang 7 (tujuh) hari kerja berikutnya

 

11. Bagaimana mekanisme pemberian tanggapan PPID atas permohonan informasi publik melalui e-PPID?

Tanggapan atas permohonan informasi publik akan disampaikan melalui e-mail pemohon informasi yang dipergunakan saat registrasi

 

12. Selain melalui e-PPID, adakah cara lain untuk mendapatkan informasi publik dari KPU Kabupaten Trenggalek?

Prinsip dasarnya, informasi publik adalah hak publik. Karena itu, KPU Kabupaten Trenggalek berupaya agar hak ini mudah dijangkau. Cara mendapatkan informasi publik tersebut ada dua jenis. Pertama, publik dapat memperoleh informasi publik dari pengumuman atau publikasi yang dilakukan KPU Kabupaten Trenggalekbaik secara online (situs dan media sosial) , offline (papan pengumuman), maupun elektronik (televisi dan radio). Kedua, publik dapat memperoleh informasi melalui permohonan informasi, baik secara langsung (Tatap muka dan telepon) atau secara tidak langsung, baik melalui surat, email, fax, dan/atau melalui e-PPID.

 

13. Sebelum mengajukan permohonan melalui e-PPID, apa yang perlu diperhatikan pemohon?

Pertama, pastikan apakah informasi yang diminta telah diumumkan pada situs KPU Kabupaten Trenggalek. Jika ya, maka publik dapat melihat atau mengunduhnya tanpa mengajukan permohonan. Kedua, jika pemohon memang ingin mendapatkan dalam bentuk cetak dari KPU, biaya copy dokumen tersebut akan ditanggung pemohon. Ketiga, pastikan nomor kontak (HP/Telepon/Fax) atau alamat yang diberikan kepada KPU Kabupaten Trenggalek adalah nomor kontak dan alamat yang benar.

 

14. Jika Pemohon tidak mengetahui nama dokumen, apa yang dituliskan pada kolom e-PPID tersebut?

Jika pemohon mengetahui nama dokumen termasuk bulan dan tahunnya, mohon disampaikan atau dituliskan secara lengkap. Namun, jika pemohon tidak mengetahui, silakan disampaikan/dituliskan poin-poin informasi yang diminta. Petugas KPU Kabupaten Trenggalekakan menghubungi pemohon untuk memastikan subjek informasi yang diminta.

 

15. Apa tujuan adanya syarat identitas diri dalam permohonan informasi?

Pertama, sesuai perintah UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Kedua, untuk memudahkan KPU Kabupaten Trenggalek dalam mengonfirmasi atau memberikan informasi kepada pemohon, mengingat jumlah pemohon informasi ini cukup banyak. Ketiga, sebagai bahan laporan pelayanan informasi ke Komisi Informasi. Keempat, untuk kepentingan pemohon sendiri ketika akan mengajukan keberatan atau gugatan di Komisi Informasi.

 

16. Berapa biaya untuk memperoleh informasi?

Layanan informasi ini tidak dipungut biaya / gratis (dokumen akan diberikan dalam format softcopy)

 

17. Kapan jadwal pelayanan informasi secara langsung, baik melalui tatap muka dan telpon?

Setiap hari kerja, pukul 08.00 – 16.00 WIB

 

18. Mengapa pemohon perlu mencantumkan alasan permohonan informasi?

Selain perintah Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informsi Publik, Bagi KPU Kabupaten Trenggalek, ada dua manfaat di balik pencantuman alasan pada permohonan informasi. Pertama, untuk mempermudah petugas mencarikan informasi yang diminta oleh pemohon secara tepat. Kedua, untuk mengindentifikasi informasi apa saja yang menjadi kebutuhan publik. Dengan demikian, kedepan KPU Kabupaten Trenggalek perlu menyajikannya dalam kemasan, format, atau gaya bahasa yang mudah dipahami dan diolah publik.

 

19. Jika informasi yang diminta sebenarnya wajib diumumkan, apakah tetap diperlukan alasan?

​Untuk informasi publik yang wajib diumumkan baik secara berkala maupun serta-merta, dan telah diumumkan melalui situs resmi www.kpu-trenggalekkab.go.id, maka KPU Kabupaten Trenggalek akan mengarahkan pemohon agar langsung membaca atau mengunduh pada situs tersebut. Dalam hal ini tidak diperlukan alasan.

 

20. Meskipun telah diumumkan, apakah publik tetap dapat meminta informmasi ke KPU Kabupaten Trenggalek dalam bentuk tercetak?

Ya. Pemohon dapat saja meminta informasi secara tercetak, meskipun telah diumumkan di situs resmi KPU Kabupaten Trenggalek.

 

21. Dalam kasus di atas, apakah diperlukan alasan permohonan informasi?

​Untuk semua permintaan informasi yang masuk ke KPU Kabupaten Trenggalek diperlukan pencantuman alasan dalam rangka memenuhi perintah undang-undang dan untuk kebutuhan KPU Kabupaten Trenggalek sebagaimana penjelasan sebelumnya.

 

22. Jika sebuah informasi tidak disediakan di e-PPID, apakah berarti informasi tersebut rahasia?

Jika sebuah informasi tidak tersedia di e-PPID, maka ada lima kemungkinan. Pertama, informasi tersebut bersifat rahasia (informasi yang dikecualikan). Kedua, informasi tersebut bersifat terbuka tetapi tidak wajib diumumkan. Informasi jenis ini disebut informasi yang wajib tersedia setiap saat. Meskipun tidak wajib, namun KPU Kabupaten Trenggalek sendiri mengumumkan sebagian informasi tersebut. Ketiga, bisa jadi informasi tersebut masih dalam proses pendokumentasian. Keempat, dokumen tersebut tidak berada di bawah penguasaan atau kewenangan KPU Kabupaten Trenggalek. Kelima, bisa jadi informasi tersebut terlewatkan publikasinya secara tidak sengaja oleh KPU Kabupaten Trenggalek. Publik dapat mengajukan permohonan, KPU Kabupaten Trenggalek akan memberikan konfirmasi kepada pemohon terkait hal tersebut. 

 

23. Apa saja yang bisa menjadi objek keberatan Pemohon Informasi?

Pada dasarnya, ada tiga hal yang potensial menjadi objek keberatan. Pertama, pelayanan informasi (perilaku, prosedur, tarif, cara pemberian informasi, dll). Kedua, subjek informasi (bentuk dan isi informasi). Ketiga, keputusan Badan Publik (Misal: informasi dinyatakan dikecualikan).

 

24. Bagaimana cara pengajuan keberatan atas tanggapan PPID melalui e-PPID?

  1. Melakukan registrasi pada aplikasi layanan PPID KPU Kabupaten Trenggalek Indonesia melalui menu Layanan Informasi dan sub-menu Pengajuan Keberatan;
  2. Melengkapi kolom yang telah disediakan;
  3. Melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan.

 

25. Apakah pemohon dapat mengajukan keberatan atau mengetahui status permohonan informasi, sementara proses permohonan informasi sebelumnya tidak melalui e-PPID? Misalnya, melalui permintaan lisan.

Tidak bisa. Keberatan melalui e-PPID hanya bisa diajukan jika permohonan sebelumnya diajukan melalui e-PPID. Demikian juga untuk mengetahui status permohonan informasi melalui e-PPID, hanya bisa dilakukan, jika sebelumnya pemohon meggunanakan e-PPID. Pemohon bisa mengajukan keberatan atau mengetahui status permohonan informasi dengan datang langsung atau melalui telepon.

 

26. Apa saja hak-hak pemohon informasi?

1. Pemohon berhak mendapatkan informasi maklumat pelayanan yang berisi hak dan kewajiban pemohon dan Badan Publik (KPU) serta prosedur permohonan dan pelayanan informasi publik. 

2. Pemohon berhak mendapatkan perilaku pelayanan oleh KPU sesuai ketentuan UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

3. Pemohon berhak mengajukan permintaan informasi dengan cara tertulis maupun tidak tertulis.

4. Pemohon berhak mengajukan bentuk informasi dan cara mendapatkan informasi dari KPU.

5. Pemohon berhak tanda bukti permohonan informasi

6. Pemohon berhak mendapatkan konfirmasi dari KPU atas permohonan informasi, termasuk alasan atas sebuah informasi yang dinyatakan dikecualikan

7. Pemohon berhak mendapatkan informasi yang diminta sepanjang ditetapkan sebagai informasi publik yang bersifat terbuka oleh KPU

8. Pemohon berhak mengajukan keberatan atas keputusan dan/atau pelayanan informasi KPU

9. Pemohon berhak mendapatkan jawaban atas keberatan terhadap pelayanan informasi

10. Pemohon berhak mengajukan gugatan atas keputusan/pelayanan KPU ke Komisi Informasi dan prosedur hukum selanjutnya (PN/PTUN dan MA)

11. Pemohon berhak mendapatkan informasi publik yang telah dinyatakan terbuka oleh KI atau lembaga peradilan terkait sesuai ketentuan per-UU-an

12. Pemohon berhak meminta penjelasan atas isi dari sebuah dokumen yang didapatkan dari KPU, jika kurang jelas maknanya. 

13. Pemohon yang berkebutuhan khusus berhak mendapatkan pendampingan dari petugas selama proses permohonan informasi di KPU

 

27. Bagaimana cara sederhana membedakan informasi yang wajib diumumkan berkala, wajib diumumkan serta merta dan wajib tersedia setiap saat?

Secara sederhana, jika informasi tersebut dibuat secara periodik dan terus-menerus. Misal setiap 6 bulan sekali atau setiap satu tahun sekali, maka ia disebut informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Biasanya, yang terkait dengan laporan-laporan. Jika, informasi tersebut, dibuat secara insidental untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan tertentu, maka ia termasuk dalam informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta. Kebutuhan tertentu tersebut, bisa jadi terkait hajat hidup orang banyak, ketertiban umum atau penggunaan hak-hak sosial dan politik warga. Sementara informasi yang wajib tersedia setiap saat, pada dasarnya terkait dengan dokumen-dokumen pendukung yang ada pada informasi berkala dan serta-merta maupun dokumen lain yang tidak memiliki relevansi mendesak untuk diketahui publik. Jika ternyata, ditemukan urgensinya, maka ia wajib diumumkan. Ketiga kategori informasi ini merupakan informasi publik yang bersifat terbuka.

 

28. Bagaimana sejarah implementasi UU KIP di lingkungan KPU?

Setelah lahirnya UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang diberlakukan pada bulan April 2010. Menindaklanjuti amanah UU ini, Komisi Pemilihan Umum (KPU) segera  mengeluarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum (PKPU) No. 23 Tahun 2010 tentang Pedoman Implementasi Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan KPU. Pada tahun yang sama, KPU juga menerbitkan Standar Prosedur Operasional Layanan Data dan Informasi.  

Ada beberapa evaluasi KPU terhadap aturan tersebut antara lain, ruang lingkupnya terlalu luas, seperti mengatur manajemen pemberitaan, manajemen penyelenggaraan konferensi pers, penanganan unjuk rasa (demonstrasi).

Selanjutnya, sejak Agustus tahun 2014 sampai dengan tahun ini, KPU RI menjalin kerjasama dengan Indonesian Parliametary Center (IPC). Secara umum, kegiatan yang dilakukan antara IPC dan KPU, untuk empat tujuan:

  1. Membangun kesadaran tentang hak atas informasi publik.
  2. Membangun pengetahuan dan pemahaman tentang keterbukaan informasi publik
  3. Membangun keterampilan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik, mulai dari penyusuan Daftar Informasi Publik, Pelayanan Informasi, hingga bersidang di Komisi Informasi.
  4. Membangun keterampilan sebagai fasilitator Pelatihan Keterbukaan Informasi Publik

Saat ini, KPU telah mengalami kemajuan pesat dalam implementasi UU KIP. Diantaranya:

  1. KPU RI telah merevisi PKPU dan SOP sebelumnya dengan menerbitkan beberapa  regulasi, yaitu: PKPU No. 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi di Lingkungan KPU (27 Maret 2015), Keputusan KPU No. 87/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang Struktur PPID Di Lingkungan KPU (30 April 2015), Keputusan KPU No. 88/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi (30 April 2015), KPU Kabupaten Trenggalek telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) beserta strukturnya, pada tahun 2015. 
  2. KPU Kabupaten Trenggalek telah melakukan capacity building terhadap pejabat PPID agar mampu mengelola dan memberikan pelayanan informasi secara maksimal kepada publik.
  3. KPU Kabupaten Trenggalek juga telah membuat Laporan Tahunan Pelayanan Informasi dan disampaikan pada Komisi Informasi.
  4. KPU Kabupaten Trenggalek telah membentuk loket pelayanan informasi, dan pembenahan dalam proses pengelolaan da pelayanan informasi sehingga KPU Kabupaten Trenggalekmendapatkan berbagai testimoni positif dari publik.
  5. KPU telah mengembangkan pelayanan informasi publik secara onlie melalui e-PPID.

Haparan KPU Kabupaten Trenggalek, publik selalu hadir memberikan saran-saran untuk perbaikan pelayanan informasi publik ini. Semoga kedepan, KPU Kabupaten Trenggalek menjadi badan publik yang semakin terbuka dan akuntabel.